Systemy informatyczne w dużych firmach
Zlokalizowane bardzo często nawet w kilku dużych budynkach firmy, ułatwiają sobie kwestie związane z obiegiem dokumentów wśród pracowników, stosując specjalne oprogramowanie, które jest powszechnie wykorzystywane, do elektronicznego obiegu dokumentacji.
Coraz rzadziej zdarza się już na szczęście, że do prowadzenia konkretnych działań w konkretnych wydziałach firmy należy koniecznie stosować papierowe wersje dokumentów. Jednak jeśli w grę wchodzi elektroniczny obieg dokumentów, które są nie rzadko dokumentami poufnymi to konieczne jest ograniczenie dostępu do tychże dokumentów, w taki sposób aby osoby nie powołane nie mogły w żadnym razie z dokumentów tych korzystać.
Nowoczesne systemy zarządzania
Jeśli w firmie stosuje się nowoczesne systemy zarządzania to nie powinno być z ochroną dokumentacji żadnych problemów. Co ważne dzięki możliwościom, które dają systemy DMS istnieje możliwość iż z dokumentami może pracować jednocześnie kilka osób, ale tylko uprawnione osoby mogą mieć możliwość dokonywania edycji dokumentów do których mają dostęp, ale zdecydowana większość może jedynie owe dokumenty czytać. Jest to logiczne. Dzięki zastosowaniu takich systemów, pracownicy mają też możliwość, o ile posiadają odpowiednie uprawienia, sprawdzania informacji na temat klientów firmy oraz mogą się pomiędzy sobą komunikować w czasie rzeczywistym.
Wysyłanie dokumentów
Komunikacja może ograniczać się do próśb o wysłanie konkretnych dokumentów dotyczących określonej sprawy, jak też i równie dobrze może być to także komunikacja na żywo, dzięki której pracownicy mogą konsultować pomiędzy sobą pewnego rodzaju kwestie, które mogą być istotne dla wykonywanej przez nich pracy na rzecz konkretnego zakładu. Jeśli wysyła się dokumenty w wersji elektronicznej czy też w systemie przechowywane są informacje na temat klientów danej firmy to konieczne jest aby program spełniał określone normy ISO 9001, dzięki którym możliwe będzie określenie czy dany program jest programem bezpiecznym. Obecnie można kupić takie właśnie programy w wielu, bardzo różnorodnych wersjach. Firmy mogą wykupywać takie moduły, które są im potrzebne, a ewentualnie w przyszłości dokupywać dodatkowe.
