Bezpieczeństwo systemów DMS

Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami stają się coraz popularniejszymi narzędziami wykorzystywanymi w coraz większej liczbie firm. Zasadne jest zatem pytanie dotyczące ich bezpieczeństwa. Tak jak każdy inny system komputerowy tak i takie systemy powinny spełniać określone wymogi, jednak najważniejsze jest ich odpowiednie wykorzystanie.

Jak to zwykle bywa to człowiek jest najsłabszym ogniwem jeśli chodzi o bezpieczeństwo informacji w firmach. Wielu cyber przestępców wchodziło w posiadanie poufnych informacji nie dzięki swoim umiejętnościom włamywania się do zabezpieczonych sieci komputerowych ale dzięki socjotechnikom oraz sztuce podstępu.

Bezpieczeństwo informacji

Ważne jest więc bezpieczeństwo informacji w firmie. Pracownicy, którzy mają dostęp do określonych informacji powinni być w należyty sposób przeszkoleni właśnie z zakresu bezpieczeństwa, ważne są także założenia dotyczące używania takiego oprogramowania. Konkretne normy ISO 9001 mogą wprowadzać co prawda pewne regulacje ale nic nie zastąpi zdrowego rozsądku, którego nie powinno zabraknąć kadrze zarządzającej. Przede wszystkim konieczne jest wykonywanie kopi zapasowych baz danych, w których zapisywane są wszelkie informacje oraz dokumenty. Kopie wykonywane powinny być na bieżąco, tak aby w razie awarii możliwe było odzyskanie wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów. Coraz częściej wszystkie dokumenty, którymi dana firma dysponuje istnieją tylko w formie elektronicznej.

Dokumenty papierowe

Papierowe dokumenty to tylko i wyłącznie te, które zgodnie z przepisami prawa muszą znajdować się w firmie papierowej. Reszta zapisywana jest na dyskach twardych przez systemy zarządzania jakością. Pozwala to na wygodniejsze zarządzenie dokumentami, szybszą ich modyfikację oraz łatwiejsze wyszukiwanie. Dotyczy to także umów wszelkiego rodzaju. Wszak podpis cyfrowy zastępuje już z powodzeniem ten tradycyjny co przyśpiesza wiele różnych procedur zwłaszcza w firmach usługowych. Brak konieczności przechowywania papierowej dokumentacji oznacza także ogromne oszczędności, nie ma potrzeby wydzielania osobnego pomieszczenia na archiwum, wystarczy szafka na dokumenty, gdyż większość zapisana będzie w postaci elektronicznej.