Systemy zarządzani dokumentacją
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są tak zaprojektowane, że pracownicy mają do nich dostęp nie tylko z budynku firmy, w której pracują, ale nawet ze swoich domów, o ile oczywiście korzystać będą z odpowiednich, bezpiecznych połączeń, które są w takiej sytuacji jak najbardziej wskazane.
Inaczej bezpieczeństwo informacji w firmie może być w dużej mierze dosyć mocno ograniczone. W przypadku gdy chodzi oczywiście o systemy zarządzania jakością stosuje się szyfrowane połączenia które udostępniane są już w ramach tego systemu informatycznego.
Nowe funkcje w systemie
Niezależnie od tego jakiego dokładnie typu jest to system zarządzania dokumentacją, najważniejsze jest to, aby spełniał on wszelkie normy ISO 9001, zwłaszcza te dotyczące jakości. W systemach zarządzania dokumentacją każdy z pracowników firmy uzyskuje oczywiście swoje własne konto, z różnymi uprawnieniami, które w przyszłości mogą być zmieniane na przykład w sytuacji gdy taki pracownik awansuje, tak więc potrzebne będą my nowe funkcje w systemie, ściśle powiązane z zajmowanym aktualnie przez niego stanowiskiem. Takie systemy mogą mieć szereg dodatkowych, związanych z funkcjonowaniem firmy funkcji, ale najważniejszy pozostaje i tak oczywiście obieg dokumentów.
Umowy na piśmie
Dokumenty mogą być dowolnie edytowane ale tylko przez te osoby, które posiadają stosowne uprawnienia do prowadzenie tego typu edycji. Każda zmiana w dokumentacji jest odnotowywana w systemie. Zawsze istnieje więc możliwość sprawdzenia kto i kiedy jakąś zmianę wprowadził, a czasem nawet dodaje się adnotacje dotyczące tego w jakim celu takie zmiany są wprowadzane. Zawsze, zwłaszcza na żądanie klienta, dokumenty elektroniczne mogą zostać po prostu wydrukowane. Dotyczy to zwłaszcza umów, które nie zawsze powinny być tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej, czasem klienci, na przykład banków czują się o wiele pewniej jeśli posiadają swoje umowy na piśmie. W firmach natomiast o wiele wygodniej jest jeśli cała dokumentacja znajduje się w wersji elektronicznej, co zdecydowanie ułatwia pracę, oraz ją oczywiście w dużym stopniu przyśpiesza.
